➡️ Aperçu des solutions pour le traitement des différents formats de fichiers, conseils pour préparer les inputs textuels et les données chiffrées, recommandations pour optimiser l’analyse des tableaux (Excel, Google Sheets, …) avec l’IA.

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Vous le savez peut-être déjà, les applications d’IA, notamment celles utilisant GPT-4, peuvent manipuler divers formats de fichiers. Si vous avez déjà utilisé ChatGPT Plus, la version payante de ChatGPT, vous avez sans doute remarqué la petite icône représentant un trombone. Elle vous permet de joindre des fichiers Excel, PDF, Word et bien d’autres.

Cependant, même sans ChatGPT Plus, vous pouvez accomplir beaucoup de choses avec un simple copier-coller. C’est d’ailleurs la méthode que j’utilise le plus souvent.

Prenons un exemple concret : la rédaction d’un procès-verbal de réunion à partir de son enregistrement audio. Vous commencez par utiliser un logiciel de transcription pour obtenir une version écrite de l’audio. Ensuite, vous copiez cette transcription et la collez dans votre application d’IA. Vous lui donnez ensuite les instructions pour rédiger le procès-verbal au format souhaité. Et voilà, le tour est joué !

En résumé, il est toujours possible d’entrer les données au format texte. C’est d’ailleurs la méthode la plus économique, surtout si vous n’avez pas d’abonnement ChatGPT Plus.

L’importance de la transcription

Bien sûr, la transcription au format texte prend un peu plus de temps que d’utiliser des applications spécialisées. C’est pourquoi j’ai listé ici quelques logiciels professionnels que j’utilise personnellement pour faciliter le passage d’un format de fichier à un autre sans avoir à payer un abonnement ChatGPT Plus.

Mes outils de référence pour traiter différents formats de fichier

1. Afforai : L’expert en extraction d’informations factuelles

Pour traiter les fichiers PDF et les documents texte comme Word, j’utilise Afforai. Il s’agit d’une application d’IA innovante principalement destinée aux chercheurs. Sa spécialité ? Extraire des informations factuelles à partir de documents. Afforai peut même indiquer les références des sources d’où proviennent les données. Si vous avez besoin d’interroger des fichiers PDF pour obtenir des informations précises, Afforai est l’outil qu’il vous faut.

2. Voila (getvoila.ai) : L’extension Chrome qui booste votre productivité

Dans la même catégorie d’outils qui améliorent la productivité en exploitant différentes sources de données, on retrouve l’excellente extension Chrome Voila (getvoila.ai). Tout comme Afforai, il s’agit d’une application IA payante, mais d’une grande utilité. Dans sa version professionnelle, Voila permet d’interroger et de traiter, avec GPT-4, n’importe quel contenu textuel accessible depuis votre navigateur Google Chrome.

Voici quelques possibilités offertes par Voila :

• Répondre à des e-mails
• Analyser n’importe quelle page Web pour en extraire des informations en temps réel
• Traduire le contenu Web dans plus de 50 langues
• Corriger l’orthographe et la grammaire

3. Castmagic : La solution tout-en-un pour vos contenus audio et vidéo

Pour transcrire des fichiers audio et vidéo, y compris les liens de vidéos YouTube, j’utilise Castmagic. Cette application Web s’appuie sur des algorithmes d’intelligence artificielle pour extraire et convertir en texte tout type de contenu audio et vidéo.

Castmagic ne se contente pas de transcrire des fichiers, vous pouvez également interroger le contenu transcrit grâce à l’IA.

Voici quelques exemples d’utilisation de Castmagic :

• Obtenir un résumé textuel de n’importe quelle vidéo disponible sur YouTube
• Générer des articles de blog à partir du contenu transcrit
• Castmagic est l’une des meilleures applications que je connaisse pour convertir en texte exploitable par l’IA le contenu de vos interviews, réunions, conférences et podcasts audio ou vidéo.

Le texte : un format de référence pour l’IA

S’il ne fallait retenir qu’une chose de cet article, ce serait l’efficacité des IA génératives comme ChatGPT pour traiter du texte. Pour maximiser cette efficacité, il est donc recommandé de préalablement convertir en texte les autres formats de contenu que vous souhaitez utiliser en données d’entrée pour l’IA.

Analyser des fichiers de type Excel avec l’IA : Conseils de base

En ce qui concerne les fichiers de données plus structurées, comme les fichiers Excel, voici trois recommandations de base pour les utiliser comme source de données pour l’IA :

a) Bien préparer les données

Assurez-vous que les colonnes de données sont bien préparées et, si possible, qu’il n’y a pas de cellules vides. L’IA peut avoir du mal à interpréter l’action à entreprendre lorsque des cellules de données sont vides, en particulier lorsqu’il s’agit de données chiffrées.
Renseignez chaque cellule de données pour minimiser les risques d’erreurs d’interprétation.

b) Nommer les colonnes et définir les variables

Donnez des titres clairs à vos colonnes et définissez précisément les variables à utiliser. La précision est essentielle.

c) Calibrer l’IA

Commencez par demander à l’IA d’effectuer des calculs simples que vous pouvez facilement vérifier. Une fois que vous avez pu contrôler qu’elle utilise les bonnes données et le bon raisonnement avec succès (c’est-à-dire une fois le calibrage réussi), vous pouvez lui confier des opérations et des analyses plus complexes.

Bonus 😉

Vous trouverez ci-après un exemple de génération de contenu brut avec Afforai, que j’ai ensuite utilisé comme base pour rédiger cet article. N’hésitez pas à analyser le processus et à le reproduire pour vos propres projets !

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